Hrvatska uvodi nova pravila za digitalizaciju knjigovodstvenih isprava
Dana 1. srpnja 2026. u Narodnim novinama (broj 70) objavljen je novi Pravilnik o pretvaranju knjigovodstvenih isprava koje se čuvaju u izvornom pisanom obliku u elektronički zapis, koji je potpisao potpredsjednik Vlade i ministar financija dr. sc. Tomislav Ćorić. Pravilnik stupa na snagu osmog dana od objave, a njime se ukida stari Pravilnik iz 2019. godine (NN 76/19.).
Ovo je važna vijest za sve poduzetnike, računovođe i tvrtke u Hrvatskoj - jer po prvi put na jednom mjestu jasno piše što, kako i pod kojim uvjetima možete pretvoriti papirnatih račun ili ugovor u digitalni dokument te kada smijete uništiti originale.
Što je uopće 'pretvorba' i zašto je važna?
Svaka tvrtka svakodnevno prima i izdaje hrpe papirnatih dokumenata - račune, ugovore, narudžbenice, putne naloge. Zakon o računovodstvu obvezuje poduzetnike da ih čuvaju godinama (ovisno o vrsti isprave). To znači fizički prostor, arhivske fascikle i troškove.
Pretvorba (digitalizacija) znači da papirnati dokument skeniraš, pravilno pohranjiš u elektroničkom obliku - i više ne moraš čuvati papir. Ali nije dovoljno samo slikati mobitelom. Novi Pravilnik propisuje točno kako se to mora napraviti da bi elektronički dokument imao jednaku pravnu snagu kao original.
Tri ključna uvjeta koje svaki digitalizirani dokument mora ispuniti
Prema članku 2. Pravilnika, elektronički zapis mora od trenutka pretvorbe pa do kraja propisanog roka čuvanja ispunjavati tri temeljna uvjeta:
- Vjerodostojnost podrijetla - mora biti nedvojbeno jasno tko je izdao originalnu ispravu
- Cjelovitost sadržaja - sadržaj dokumenta nije smio biti izmijenjen ni u jednom trenutku
- Čitljivost - dokument mora biti čitljiv kroz cijelo razdoblje čuvanja, ne samo danas
Ako bilo koji od ovih uvjeta nije ispunjen, elektronički zapis nema pravnu snagu i poduzetnik snosi sve posljedice.
Kako pravilno pretvoriti papirnatih dokument u digitalni?
Članak 4. Pravilnika donosi konkretna pravila. Pretvorbu smije obaviti poduzetnik sam ili osoba koja mu vodi poslovne knjige (računovođa, knjigovodstveni servis), ali isključivo pomoću informacijskog sustava koji omogućuje uređen i provjerljiv postupak.
Što informacijski sustav mora zabilježiti?
Svaka pretvorba mora generirati i pohraniti metapodatke koji jasno pokazuju:
- Tko je obavio pretvorbu i kada
- Koja isprava je pretvorena
- Tko je kontrolirao ispravnost pretvorbe
- Kojim softverom je pretvorba napravljena
Ovi podaci moraju biti logički povezani s elektroničkim zapisom i zaštićeni od izmjena. Dakle, nije dovoljno samo skenirati dokument - sustav mora automatski bilježiti cijeli trag pretvorbe.
Poseban slučaj: certifikacija sustava
Pravilnik predviđa i lakšu opciju. Ako poduzetnik ili vanjska tvrtka koristi informacijski sustav s potvrdom o sukladnosti za pretvorbu dokumentacije (prema propisima o arhivskom gradivu), postupak je pojednostavljen. Takva certifikacija znači da sustav već zadovoljava sve zahtjeve - bez dodatnog dokazivanja.
Kada smijete uništiti papirnatih original?
Ovo je pitanje koje zanima sve poduzetnike. Odgovor je u članku 6. stavku 2.: original se smije uništiti prije isteka propisanog roka čuvanja, ali samo ako je elektronički zapis pohranjen na siguran način koji ga štiti od:
- Neovlaštenog pristupa
- Brisanja
- Mijenjanja podataka
- Gubitka podataka
Ako ovi uvjeti nisu ispunjeni, uništavanje originala je nezakonito i poduzetnik odgovara za posljedice.
Pravna snaga digitaliziranog dokumenta
Članak 5. donosi važno pojašnjenje: isprava pretvorena prema pravilima ovog Pravilnika smatra se istovjetnom izvorniku i ima jednaku pravnu snagu prema trećim osobama. Međutim, postoje iznimke - određene isprave i dalje se moraju čuvati u originalnom papirnatom obliku ako tako propisuju drugi zakoni.
Posebno važna napomena: teret dokazivanja istovjetnosti pretvorene isprave s izvornikom snosi poduzetnik. Ako dođe do spora, vi morate dokazati da je skenirana verzija vjerna kopija - ne suprotna strana.
Što s nadzorom i poreznom inspekcijom?
Članak 7. jasno definira pravila za slučaj nadzora. Ministarstvo financija i Porezna uprava kod nadzora računovodstvenih poslova primjenjuju propise koji uređuju porezni postupak. Hrvatska narodna banka i HANFA primjenjuju propise koji uređuju poslovanje subjekata koje nadziru.
Ključno: elektronički zapis mora biti dostupan na zahtjev svih nadležnih tijela u bilo kojem trenutku. To znači da pohrana 'negdje na disku' nije dovoljna - sustav mora omogućiti brzu i pouzdanu dostavu podataka inspektorima.
Što se mijenja u odnosu na stari Pravilnik iz 2019.?
Novi Pravilnik zamjenjuje onaj iz 2019. godine i donosi jasnija i detaljnija pravila, posebno u dijelu koji se odnosi na:
- Precizne metapodatke koje sustav mora bilježiti kod svake pretvorbe
- Mogućnost korištenja certifikacijskih sustava kao olakšanog puta
- Jasnije definiranje odgovornosti poduzetnika za dokazivanje istovjetnosti
- Usklađivanje s novim Zakonom o računovodstvu (NN 85/24., 145/24., 151/25. i 59/26.)
Praktični savjeti za poduzetnike
Kako biste bili sigurni da vaša digitalizacija računovodstvenih isprava zadovoljava nova pravila, preporučujemo sljedeće korake:
- Provjerite vaš računovodstveni softver - bilježi li automatski metapodatke o pretvorbi (tko, kada, kojim alatom)?
- Uspostavite unutarnja pravila - Pravilnik obvezuje poduzetnike da pisanim aktom urede postupak digitalizacije
- Osigurajte sigurnu pohranu - cloud rješenja moraju imati zaštitu od neovlaštenog pristupa i gubitka podataka
- Ne uništavajte originale na brzinu - tek nakon provjere da je elektronički zapis potpun, čitljiv i zaštićen
- Konzultirajte računovođu - posebno ako se bavite djelatnostima koje nadzire HNB ili HANFA
Zaključak: digitalizacija da, ali s pravilima
Novi Pravilnik je korak naprijed prema bezpapirnastom poslovanju, ali ne daje poduzetniku slobodnu ruku. Digitalizacija je moguća i legalna - ali samo ako je provedena sustavno, s odgovarajućom tehnologijom i dokumentiranim procesom. Tko to napravi kako treba, može zaboraviti na prepune arhivske police. Tko prečac uzme - riskirat će probleme s inspekcijom.